Reengineering procesów biznesowych. Automatyzacja branży HR. 

Reengineering, a właściwe “Business Process Reengineering” to jedna z metod większego procesu restrukturyzacji struktury organizacyjnej. Polega na wprowadzaniu radykalnych zmian w obszarze procesów biznesowych. 

• Koncepcja została przedstawiona pierwszy raz przez Michaela M. Hammera w 1990 roku i ukazała się w szanowanym czasopiśmie “Harvard Business Review”, by później dzięki współpracy z  Jamesem A. Champ mógł on wydać książkę na jej temat, która znajdowała się liście bestsellerów New York Times. 
• Metoda rozumiana jest jako fundamentalne przemyślenie i definitywne przeprojektowane procesu biznesowego w danej firmie. Metodę wdrażają zarówno firmy w trudnej sytuacji organizacyjnej jak i firmy będące w rozkwicie. Powszechnie teoretycy ekonomii i zarządzania, jednogłośnie uważają, że wdrożenie owej metody jest ogromnym krokiem naprzód dla przedsiębiorstw. Pozwala im ona poszukiwać innowacyjnych rozwiązań dla wykonywanych procesów, co bezpośrednio może przełożyć się na ich pozycję rynkową. 

Rozłóżmy może reengineering na czynniki, omówmy zarówno sytuacje, w których powinno się zastanowić nad wdrożeniem reengineeringu, wymagania jakie stawia przed nami sama metoda oraz jej zalety jak i wady. 

Dla kogo jest reengineering?

Spektrum dostępności wdrażania metody jest tak samo szerokie, jak i zależne od naprawdę wielu czynników. Nie jest to bowiem metoda jedynie dla zagrożonych, zdesperowanych firm borykających się z problemami. Mimo nacechowania jej jako metody radykalnej, stawiającej organizacje w pozycji “być albo nie być”, stosowana jest w organizacjach o silnych pozycjach rynkowych czy w firmach o świetnej koniunkturze. Spokojnie można wysnuć wniosek, iż metoda ta jest dla wszystkich, aczkolwiek jej implementacja wiąże się z pewnymi przeszkodami jak i ryzykiem. 

Czy jeżeli coś jest dla wszystkich, to czy jest dla każdego?

Ogólna koncepcja mówi nam, iż metoda sama w sobie wymaga odpowiednich nakładów pieniężnych. Decydując się na nią powinniśmy odpowiednio przeanalizować nasze warunki ekonomiczne. Organizacje utrzymujące niepewną sytuację finansową mogą być narażone na szereg niebezpieczeństw jakimi może skutkować reengineering. 

Skoro o samych warunkach mowa, przejdźmy może do tych, które należy spełniać. 

Warunki zastosowania reengineering`u

• Wdrożenie radykalnych zmian nie jest procesem łatwym, co za tym idzie może nie być procesem powszechnie akceptowalnym przez pracowników. Dlatego właśnie ważne jest, by obecna kadra wyróżniała się wysokim poziomem lojalności, a relacja pracownik – przełożony była na jak najlepszym poziomie. Wysoki poziom zaufania wobec siebie i integralność jest jak najbardziej oczekiwana przed wdrożeniem drastycznych zmian. 
• Dysponowanie nowoczesną informacją technologiczną. Praca dzięki usprawnieniom technologicznym nie tylko jest dla nas wygodna, ale pozwala nam zaoszczędzić czas i skupić się na innych zadaniach. Im częściej organizacja zarządza nowocześniejszymi technologiami informacyjnymi, tym łatwiej przejdzie przez proces reengineeringu. Mówimy tu o wdrażaniu pracy w chmurze, sztucznej inteligenci, czy o nowoczesnych urządzeniach technologicznych, które wspomagają funkcjonowanie firmy. 

Co sama metoda nam daje?

• Dążenie do wzrostu konkurencyjności – usprawniając kluczowy proces biznesowy, możemy wykazać się innowacyjnością na rynku, wyróżniając się tym samym spośród innych. Pamiętajmy jednak że utrzymanie konkurencji na rynku, jest o wiele trudniejsze niż jej zdobycie. 

• Wzrost efektywności i wydajności – usprawniony proces często pozwala nam wykonywać prace szybciej z mniejszym nakładem sił. 

• Ogólna poprawa jakości i zadowolenia klientów – wraz ze wzrostem wydajności oraz efektywności wiąże się znaczna poprawa jakości oferowanych usług, co bezpośrednio wpływa na wzrost zadowolenia docelowego klienta. 

Jak usprawnienia pomogły naszej agencji

Nasza firma przeszła przez parę okresów, w których musieliśmy jako zespół wykazać się innowacyjnością. W 2017 roku wprowadziliśmy system zarządzania jakością ISO 2009:2015 który nie tylko przedstawia nas w lepszym świetle dla klientów, ale pomógł usystematyzować wiele procesów biznesowych nadając im bardziej profesjonalny charakter. 

Kolejnym przełomowym etapem w historii działalności naszej firmy był okres po Pandemii COVID-19. Każda firma borykała się wtedy z większymi lub mniejszymi problemami. Wiele firm było zmuszone zawiesić swoją działalność. Dzięki naszej szybkiej reakcji, wprowadzeniu paru usprawnień i ujednoliceniu wielu procesów biznesowych, bardzo gwałtownie odbiliśmy się z “pandemicznego dołka”. Nasze działania są teraz wydajniejsze i efektywniejsze niż przedtem. 

Jakie są wady metody, oraz jakie zagrożenia może nieść dla organizacji?

Wprowadzenie reengineering`u niesie ze sobą spore ryzyko dla właścicieli organizacji, które może objawiać się w następujący sposób: 

• Opory przed wprowadzeniem zmian, względne niezadowolenie
• Wprowadzona metoda usprawniająca nie rozwiąże wszystkich problemów organizacji, przez co nie możemy jej zakwalifikować do grupy metod uniwersalnych 
• Wysokie koszty implementacji
• Redukcja zatrudnienia spowodowana np. automatyzacją procesów

Tutaj przechodzimy do części, w której wspólnie możemy zastanowić się jak bardzo da się zautomatyzować procesy w branżach HR? Czy może możliwa jest pełna robotyzacja działań firm zajmujących się hr`em? 

Wdrożenie reengineeringu pozwala nam usprawniać wybrane procesy organizacyjne, co za tym idzie często owym usprawnieniem okazuje się automatyzacja działań rozumiana jako robotyzacja procesów. Zastępujemy ogniwo ludzkie, które wykonywało dotychczasowe zadanie maszyną, która jak się okazuje może wykonywać to samo zadanie 2x szybciej i 2x bardziej skutecznie niż człowiek. Gdyby tego nam było mało maszyna, może wykonywać więcej niż jedną czynność, zastępując tym samym nie pojedynczego pracownika a czasami całą grupę.

Dzięki nieustannemu rozwojowi technologii, coraz częściej poznajemy nowe narzędzia usprawniające pracę. Gorącym temat jest sztuczna inteligencja czyli narzędzie zwane ChatGPT. Chat generuje za nas teksty, wysnuwa konkluzje, przeprowadza analizę a nawet czasami (w niektórych, narazie skrajnych przypadkach) decyduje się na prognozę zachowań w niedalekiej przyszłości. Co za tym idzie, owo narzędzie już jest w stanie zautomatyzować takie czynności jak pisanie maili, formułowanie ogłoszeń, kreowanie tekstów dla respondentów, analiza dłuższych tekstów i ich streszczenie. 

Do wymienionych czynności w nie tak dalekiej przeszłości potrzebni byli ludzie, zatrudnieni pracownicy za których trzeba odprowadzać składki i płacić podatki. Teraz wystarczy, że jedna osoba kompleksowo wypisze polecenia dla sztucznej inteligencji, a ona wykona je bez pobierania od nas złotówki. 

Na samym ChacieGPT lista się nie kończy.

Wszech dostępne narzędzia typu ATS – Applicant Tracking System, są coraz bardziej rozchwytywane i wprowadzane w branżach HR. Narzędzia te automatyzują cały proces rekrutacji wraz z niezbędną dokumentacją. Nie tylko zmniejszają zakres obowiązków dla przeciętnego rekrutera, ale również usprawniają mu pracę oszczędzając przy tym czas. 

Wszelkie oprogramowania typu Big Data, chmury, dyski internetowe. To skarbnica wiedzy, dokumentów, przechowywalnia skanów, dowodów i całej papierologii. Znacznie kondensują natężenie ilości papieru zgromadzonego w biurze, przy czym głównie ich działanie skupia się raczej na pomocy niż zastępstwie czynnika ludzkiego.

W kategorii usprawnień, które nasza agencja wprowadziła możemy wymienić autorską aplikację PARETTi. Aplikacja zrewolucjonizowała dotychczasowe działanie agencji pod kątem rekrutacji i obsługi klienta. Za sprawą paru dotknięć ekranu, nasz klient może rekrutować się do wybranej przez siebie oferty, zapewniając sobie mobilny wgląd na harmonogram czasu pracy. Aplikacja pozwala również zawierać umowy między stronami bez wychodzenia z domu. Dzięki temu nasi rekruterzy są odciążeni z niektórych działań a sama ich praca stała się jeszcze przyjemniejsza.   

Sztucznej inteligencji również nie mówimy nie. Korzystamy z udogodnień jakie oferuje. Czy to przy redagowaniu większych tekstów, formułowaniu wniosków czy przy kreowaniu schematów potrzebnych do projektów wewnątrzorganizacyjnych.  Jesteśmy przy tym w pełni świadomi, że praca wykonana przez sztuczną inteligencję często odbiega od standardów jakie sobie określiliśmy, dlatego skrupulatnie sprawdzamy i weryfikujemy wszystko, co za pomocą AI udało nam się zrobić.

Czy sztuczna inteligencja zagraża pracownikom?

Istnieje bardzo, ale to bardzo cienka granica między rozumieniem czy dane oprogramowanie, metoda, system czy maszyna służą do pomocy człowiekowi, czy jednak do redukcji ilości pracowników w organizacjach. Wszystko jak zawsze zależy od podejścia do sytuacji, kontekstu i oceny zarówno subiektywnej jak i obiektywnej. Czy się opłaca? Czy nam to pomaga? Czy jesteśmy w stanie tak funkcjonować? 

Wszystkie usprawnienia, jakie wprowadziliśmy do naszej agencji traktowane są jako środki pomocy a nie działania, które mają zastąpić naszych pracowników. Dostarczone udogodnienia mają wyłącznie na celu ułatwienie pracy, zapewniając przy tym wydajność i efektywność. Wbrew popularnemu ruchowi redukcji zatrudnienia, my powiększamy swój personel o coraz to nowszych pracowników, którzy dzięki wprowadzonym zmianom technologicznym mogą obsługiwać coraz to więcej kandydatów do pracy i klientów. Podchodzimy do sprawy czysto profesjonalnie, nie chcemy zastępować już wykwalifikowanych pracowników maszynami i programami, ufamy ich kompetencjom i doświadczeniu, dlatego chcemy ułatwiać ich prace, by mniejszym nakładem sił docierać do większego grona.

Jednocześnie nie zamykamy swoich drzwi dla nowych współprac oraz pracowników. Siła drzemie w zespole, który im spójniejszy i pełen barw, tym zapewnia więcej korzyści. 

Czy da się całkowicie zastąpić człowieka w branżach HR?

Zarówno wiele procesów biznesowych, wykonywanych w branżach HR, wymaga ludzkiej ręki i podejścia człowieka, jak i obsługi za sprawą technologii. Jednak jak sama nazwa nam mówi, zasoby ludzkie świetnie koordynowane są właśnie przez ludzi. Ludzkie podejście, dbałość o koneksje i budowanie relacji sprzyja prowadzeniu biznesu. My sami jesteśmy odpowiedzialni za jakość prowadzonych usług i poziom satysfakcji naszych klientów.

Mimo niesamowitych usprawnień jakie niosą ze sobą nowinki technologiczne, powinniśmy pamiętać że nadal największą siłą we wszechświecie służącą do budowania relacji, wyrabiania własnej marki jest nasz mózg. Nasz potencjał, nasze nastawienie i poziom dbałości o całokształt organizacji. 

Reengineering czy warto?

Kosztowna metoda, zagrożenia ze strony pracowników jak i rynku pracy, stres, problematyka implementacji, redukcja zatrudnienia, czy mimo to warto?

Metoda ma nam pozwolić na przeprojektowanie wybranego procesu, jednocześnie usprawniając go, a jego działanie na nowych zasadach ma być nastawione wyłącznie na efektywność. Mimo naszpikowanych wad i zagrożeń, zdecydowanie warto wdrożyć tę metodę. Szereg zalet jest jednak nieporównywalnie bardziej atrakcyjny od potencjalnych zagrożeń. Efektywność, wzrost konkurencyjności, zadowolenie klientów, innowacyjność, skuteczność w działaniu. Wszystko to za sprawą usprawnienia wybranego procesu.

Naturalnie każda decyzja podjęta w naszym życiu wiąże się z ryzykiem. Nie inaczej jest w tym przypadku, ale jak głosi powiedzenie: Kto nie ryzykuje, nie pije szampana.